如何做好建设项目文件的组卷工作

项目文件的组卷原则

组卷应考虑项目文件的完整性。项目文件收集完整是项目档案工作基本要求，即将反映同一主题、具有内在关联的项目文件收集齐全并合理组卷。

项目文件的组卷要求

组卷时还要特别注意：（1）案卷内不应存在重复文件，文件附件共用时，应在备考表中注明。（2）不同保管期限文件组成一卷时，案卷保管期限实行从长原则。（3）不同载体形式文件应分别组卷。

项目文件的组卷方法

一是项目前期文件、工程管理性文件、竣工验收文件及生产准备文件，一般按阶段、问题、来源组卷。二是设计文件应分阶段、专业按卷册号组卷，设计更改文件应按专业（单位工程）、时间组卷。三是施工文件一般按单位工程组卷。四是调试文件一般按调试阶段、专业、系统组卷。五是质量监督文件一般按阶段、节点、专业组卷。六是监理文件一般按文种、专业（标段）、时间等特征组卷。七是原材料质量证明文件一般分专业按材料种类、型号组卷。八是设备文件一般按设备成套性特点，分专业、系统按台套组卷。

组卷常见问题及解决方法

在前期文件组卷过程中，经常会遇到同一问题涉及的内容较多，一个案卷无法将所有内容包括进去的情况，如可行性研究、初步设计文件等，涉及审查意见、报告、说明、图纸等较多内容。此类文件的组卷应根据文件形成的自然规律，在保持内容相对独立完整的情况下分别组卷。同时，所组的同一主题内容的案卷应按照文件形成的时间顺序排列，以保持案卷之间及案卷内文件之间的有机联系。

2 施工文件

施工文件在组卷过程中，会常出现未按施工工序组卷而按文种组卷的问题，割裂了文件之间有机联系，如混凝土施工记录、检验报告等，应按照施工部位及施工工序组卷，以确保形成案卷的质量及方便提供利用。

3 调试文件

组卷时，应区分阶段进行系统组卷：单体调试文件一般由安装单位组在施工文件案卷中；充水试验、有水调试、过速调试、电流上升试验、甩负荷试验、荷载试验及整套启动调试文件，由调试单位按照阶段将调试方案、措施、调试记录及报告等整理组卷；性能试验是在机组考核期对效率、振动等技术指标所做的试验项目，所形成的性能试验方案、报告等文件由试验单位按照试验项目整理组卷。

4 质量监督文件

一般按照阶段、专业整理组卷。质量监督文件是由质量监督机构形成的文件，按照各行业监督检查规范所规定的质量监督阶段（节点）组卷。在实际操作时，经常出现将各专业、各阶段（节点）的同一类文件组为一卷的错误组卷方法，不是将各阶段（节点）监督检查报告、整改闭环文件等按照文种分别组卷，而是应该将一个阶段（节点）的全部文件组在同一卷，即监督检查报告、申请、各单位汇报材料、整改闭环文件等同一阶段（节点）所有文件组为一卷。

5 监理文件

应按文种、专业、时间等特征组卷。监理文件分为监理策划文件、监理记录文件、监理会议及报表、监理审查文件等。监理大纲、规划、实施细则等监理策划性文件按照文种组卷；监理日志、旁站记录等记录性文件按照专业组卷，其中监理日志按照专业，结合记录人及记录时间等组卷，监理旁站记录按照专业，结合旁站点设置的顺序或时间顺序组卷；监理会议及报表类文件按照时间顺序组卷；关于质量、进度、安全、资金等监理审查文件应由报验的施工单位整理组卷，以确保项目文件的完整性、成套性。

6 原材料质量证明文件

在建设项目档案管理中，档案整理工作的好坏是提高工程管理及后续生产运营工作效率、提高档案利用率的关键，而在档案整理中，档案的组卷环节又是重中之重。因此，掌握项目档案的组卷原则、方法、要求及克服实际组卷过程中常出现的问题，是做好项目文件组卷工作的基础，项目档案管理人员有责任做好项目档案的组卷工作，使项目档案为今后的生产运营工作发挥更大作用。